04.09.2020
Vom Papierchaos zur geordneten Ablage

Langsam, aber sicher sagen wir in den Büros „good bye“ zu den sich stapelnden Papier- und Notizzettelhaufen auf den Schreibtischen. Was früher noch notwendiges Mittel der offiziellen Bürokommunikation war dient heute meist nur noch als Schmierzettel während eines Telefonats.

Der Grund dafür ist die anhaltende Digitalisierung. PDFs werden heutzutage mühelos und ohne Aufwand von Körperenergie oder Verschwendung von Papier weitergeleitet, kontrolliert und bearbeitet. Und das ohne, dass jemand sie vorher lange abtippen musste.

Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren auch großen Einfluss auf die Produktion von Papier genommen. Zwischen 2007 und 2017 ist die Produktion von bedruckbarem Papier weltweit um fast ein Viertel zurück gegangen.

Natürlich gibt es, bei allem Willen zur Papier- und Müllvermeidung, auch Ausnahmefälle, in denen einfach nicht darauf verzichtet werden kann. Verträge müssen zumindest zur Unterschrift ausgedruckt werden. Und auch viele Formulare, die man im Berufs- und Privatleben ausfüllen muss, müssen in Papierform bearbeitet werden.

Die Ablage und die Speicherung dieser zunächst analogen Formulare ist aber keine große Aufgabe mehr. Es gibt zahlreiche Apps, die ein fotografiertes Dokument in eine PDF-Dateien umwandeln. Neben der Wandlung in dieses überall abrufbare Format, verfügen einige der Apps darüber hinaus auch über automatische Texterkennung (OCR), wodurch die weitere Arbeit mit dem gescannten bzw. fotografierten Dokument erleichtert wird.

Bei einer solchen App ist vor allem eines wichtig: man sollte das Dokument nach dem Scannen gut lesen können. Da dies einige dieser Apps gut schaffen wird der Drucker im privaten Haushalt immer überflüssiger.

Eine dieser Apps ist von Adobe. Nachdem das gewünschte Dokument fotografiert und somit gescannt wurde, stellt „Adobe Scan“ sofort scharf und erhöht den Kontrast. Sollte die automatische Anpassung noch nicht den Wünschen entsprechen so kann auch manuell nachgeholfen werden. Bei der Wiederverwendung der PDFs merkt man dann, was diese App so gut macht: Sie erkennt automatisch einzelne Buchstaben des Dokuments und wandelt es in einen digitalen Text um. Dadurch kann man einzelne Passagen herauskopieren, markieren und auch kommentieren. Die Weiterverarbeitung mit Word ist also ein leichtes.

Neben „Adobe Scan“ steht den Apple- und Android-Nutzern auch die „Office Lence“ von Microsoft in den App-Stores zur Verfügung. „Office Lence“ verfügt über verschiedene Modi mit speziellen Voreinstellungen. Je nach Auswahl werden Fotos, Whiteboardanschriebe oder Dokumente optimal bearbeitet. Um die Notizen vom Whiteboard nutzen zu können werden Lichtreflexe und Schatten vermindert und der Bildausschnitt angepasst. Im Dokument-Modus wird ebenfalls der Bildausschnitt angepasst. Darüber hinaus wird das Bild entzerrt, was dafür sorgt, dass die Seite aufrecht abgebildet wird. Auch „Office Lence“ verfügt über OCR was für die Wiederverwendung und Weiterverarbeitung der gescannten Dokumente überaus wichtig ist.

Neben den zwei hier erwähnten gibt es in den App-Stores noch weitere Dokumentenscanner fürs Handy. Natürlich ist es noch immer notwendig einige Dokumente „oldschool“ per Drucker einzuscannen da die Handy-Apps nur bei geringer Seitenanzahl sinnvoll sind. Aber für Mitschriften bei Meetings zum Beispiel bieten diese Apps eine wertvolle und zeitsparende Alternative.

Solltet ihr weitere Fragen haben meldet euch bei unseren Experten. Wir helfen euch gerne weiter.

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